Jakie powinno być idealne miejsce na spotkanie biznesowe?

Organizacja spotkania biznesowego to zwykle spory stres dla organizatora. Podobnie zresztą jak dla osoby odpowiedzialnej za ustalenie miejsca przebiegu imprezy firmowej. Znalezienie odpowiedniego miejsca na przeprowadzenie spotkania biznesowego (bez względu na jego charakter) to wyzwanie. Jak dobrze dobrać miejsce na spotkanie biznesowe, czym się kierować? Odpowiemy na te i inne pytania, jakie stawiają sobie organizatorzy eventów i konferencji.

Czym są spotkania biznesowe w firmie?

Spotkaniem biznesowym, inaczej konferencją biznesową nazywamy spotkanie, którego celem jest wymiana informacji. Konferencje organizowane są również celem omówienia kluczowych obszarów działalności firmy. Istnieje wiele rodzajów spotkań biznesowych, jednak ważne jest, aby nie mylić ich ze szkoleniami. Szkolenia w przeciwieństwie do spotkań biznesowych mają charakter edukacyjny. Służą podniesieniu kwalifikacji pracowników w danej dziedzinie – przedmiocie szkolenia.

Co świadczy o dobrze zorganizowanym spotkaniu biznesowym?

O dobrze zorganizowanym miejscu spotkania biznesowego świadczy:

• dobrze dobrany celu spotkania,

• ustalenie jego przebiegu (harmonogram),

• ilość przerw,

• atrakcje dodatkowe dla uczestników.

Jednak jest coś, co ponad powyższe parametry będzie mieć wpływ na odbiór konferencji. Sukces konferencji zależy od wybranego miejsca na spotkanie biznesowe. Ma to kluczowe znaczenie, jeśli chodzi o pokazanie zarówno prestiżu firmy, jej pomysłowości, jak i dbania o pozytywne doznania uczestników. Charakter danego miejsca umożliwia przeprowadzenie konferencji w atrakcyjnej formie. Pozwala zwiększyć zainteresowanie tematyką, której poświęcone jest spotkanie. Zwłaszcza jeśli konferencja składa się z kilku modułów bądź program spotkania rozłożony jest na kilka dni. W tym przypadku warto pomyśleć o „nagrodzeniu” uczestników czymś szczególnym.

Może to być uroczysta kolacja połączona z degustacją wina, ognisko w niecodziennej scenerii, czy też uczty smaków przy palenisku. Oczywiście w idealnie dobranym miejscu nie zabraknie wykwalifikowanej obsługi, czy też posiłków dobranych pod oczekiwania gości. A nowoczesne klimatyzowane sale konferencyjne to standard.

Czym wyróżniać powinna się dobra sala konferencyjna?

Idealna sala na spotkanie biznesowe będzie wielkością dostosowana do liczby uczestników oraz będzie mieć dobrą akustykę. Organizując konferencję, nie możemy pominąć sprawdzenia jakości sali konferencyjnej. Mimo że powinno to być w standardzie miejsca stworzonego z myślą o szkoleniach i konferencjach, warto sprawdzić sprzęt konferencyjny. Miejsce na spotkanie biznesowe dobrze by umożliwiało wypożyczenie:

• flipchartów,

• projektorów multimedialnych,

• systemu audio-wideo,

• głośników.

Jeśli obiekt dysponuje kilkoma salami konferencyjnymi, które sąsiadują np. z częścią restauracyjną obiektu dobrze, aby sala konferencyjna była miała ściany akustyczne. Dzięki temu żadne odgłosy nie zakłócą jej przebiegu. Jak widać wybór miejsca na przeprowadzenie konferencji, może być prostszy, niż myślimy. Wystarczy kierować się odpowiednimi parametrami. Wykwalifikowany personel, dobre jedzenie, świetnie wyposażone sale konferencyjne i ciekawa oprawa miejsca to przepis na udane spotkanie biznesowe.